کمیسیون تقسیم اسناد کانون سردفتران و دفتریاران

كميسيون تقسيم اسناد كانون سردفتران و دفترياران در جهت رعايت مساوات و عدالت در تقسيم اسناد دولتي و بانك‌هاي دولتي براساس بخشنامه شماره 3912 مورخ 30/9/88 سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در دو بخش فعاليت مي‌نمايد.

        1 – دبيرخانه تقسيم اسناد

        2 – هيئت تقسيم اسناد

الف – دبيرخانه كميسيون تقسيم اسناد

1-‌  ورود اطلاعات  آمار ارسالي ماهانه تعداد 1663 دفتر اسناد رسمي حوزة ثبتي تهران بزرگ و شهرري.

2-‌ رسيدگي و كنترل آمار واصله فوق از دفاتر ياد شده به منظور بررسي صحت اطلاعات و رعايت بخشنامه صادره از سازمان ثبت اسناد و املاك كشور موضوع حق‌التحرير اسناد دولتي و در ادامه حسب مورد مكاتبه و تماس تلفني جهت رفع نقص و تكميل آمار.

3-‌ با توجه به مصوبات كميسيون تقسيم اسناد در خصوص عدم رعايت بخشنامة فوق‌الذكر اقدام لازم و قانوني حسب مورد صورت مي‌پذيرد.

4-‌ بديهي است به درخواست دفاتري رسيدگي و ترتيب اثر داده مي‌شود كه آمار اسناد رهني دولتي و درآمد كل حق‌التحرير مربوط به سال جاري و سال ماقبل به‌طور مرتب و ماهانه اعلام شده باشد.

5-‌ بررسي نسبت به درخواست و شكايات دفاتر و مراكز دولتي در ارتباط با حذف يا اضافة بانك‌ها يا ادارات دولتي و نهايتاً تهية گزارش جداگانه مربوط به هر يك از مراكز يا دفاتر جهت طرح در كميسيون تقسيم اسناد به‌طور هفتگي

6-‌ بررسي درخواست‌هاي مجوز موردي كه در خصوص يك سند واحد كه در جلسات هفتگي كميسيون مطرح نشده، اقدام لازم معمول و تحويل دبيرخانه مي‌گردد.

7-‌ دفاتري كه با درخواست آنها در خصوص همكاري با بانك‌ها و مراكز دولتي در كميسيون تقسيم اسناد موافقت گرديده، ابلاغ مربوطه در صورتي صادر و ارسال مي‌شود كه سران دفاتر مربوطه بدهي معوقه به صندوق تعاون نداشته باشد.

8ْ- جهت انجام امور دبيرخانه كميسيون تقسيم اسناد هماهنگي لازم با دفتر حوزه رياست و ساير دواير و دفاتر كانون سردفتران و دفترياران صورت مي‌پذيرد.

9-‌ روزانه و در ساعات اداري به صورت حضوري و غيرحضوري پاسخگويي لازم به سران دفاتر در رابطه با امور مربوط به كميسيون تقسيم اسناد انجام مي‌پذيرد.

ب – كميسيون تقسيم اسناد

1- اعضاي هيئت كميسيون تقسيم اسناد به موجب مفاد بخشنامه شماره27727/1 – 1/12/56 عبارتند از: نماينده سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، نماينده امور وزارت اقتصادي و دارايي، رياست هيئت مديره كانون سردفتران و دفترياران كه هر هفته در روز تعيين شده از قبل تشكيل جلسه داده و به گزارشات و توضيحاتي كه توسط دبير كميسيون ارائه مي‌گردد رسيدگي و پس از بررسي، تصميمات متخذه در قالب مصوبه در اختيار دبير كميسيون قرار داده مي‌شود تا برابر مقررات اقدام مقتضي صورت پذيرد.

2- با عنايت به اينكه تعدادي از مراجعين به دبيرخانه تقاضاي ملاقات حضوري با هيئت تقسيم اسناد را در جهت پاسخگويي و رفع ابهامات در راستاي اجراي برخي مصوبات و تصميمات دارند ترتيب ملاقات و مذاكره با اعضاي كميسيون داده مي‌شود.

3- با توجه به اينكه مأموريت  اعضاي هيئت به صورت دوساله بوده و امكان تغيير اعضا وجود دارد بديهي است مصوبات و تصميماتي در هر يك از دوره‌ها اتخاذ مي‌گردد كه در صورت لزوم مصوبات داخلي كميسيون تقسيم اسناد مورد بازنگري قرار مي‌گيرد.